CONGRESS HOTEL BENEFIT PLAZA
О клиенте
Конгресс-отель «Benefit Plaza» является лидирующим отелем города Воронежа. Фактически предприятие представляет собой группу компаний, сформированную из нескольких юридических лиц, разделенных по множеству направлений деятельности: гостиничные услуги, обслуживающие производства (рестораны, кафе, прачечная, паркинг, клининговые услуги), проведение мероприятий и конференций, предоставление помещений в аренду, строительство и др.
Задача
Первоначально стояла задача автоматизации бухгалтерского и кадрового учета множества юридических лиц, перенос данных из баз 1С на платформе 7.7 (базы бухгалтерского учета юридических лиц, как на общей, так и на упрощенной системе налогообложения, базы учета зарплаты и кадров), обучение сотрудников работе в восьмерке.
Позже появились задачи по доработке функциональности программного продукта 1С:Бухгалтерия в разделе оптимизации работы службы приема и размещения, т.е. ведения некоторого управленческого учета в бухгалтерской базе.
После того, как все хозяйственные операции обрели оперативное отражение в программах 1С, Заказчиком была поставлена задача по автоматизации процесса бюджетирования, а именно алгоритмов получения фактических данных по предоставленным формам бюджетов.
Решение
Для переноса данных из баз 7.7 были несколько адаптированы типовые правила выгрузки начальных остатков, проведена синхронизация справочников разных баз данных. Начальные остатки вводились на 01.01.2010г, в январе 2010г бухгалтерская и кадровая службы уже успешно работали в новых программах: 1С:Бухгалтерия предприятия 8, и 1С:Зарплата и управление персоналом 8.
По мере необходимости, сотрудники компании «Числа» реализовывали разнообразные сервисные механизмы: внешние печатные формы, отчеты, обработки заполнения табличных частей, оказывали консультации по вопросам ведения учета, помощь в настройке программ. На этом этапе использовались типовые конфигурации 1С.
После того, как бухгалтерский и кадровый учет были автоматизированы, возникла необходимость расширения функциональности 1С:Бухгалтерии для работы службы приема и размещения, а именно, выписка счетов на оплату, ведение взаиморасчетов с контрагентами в разрезе счетов на оплату, учет полученных актов, отслеживание выписанных счетов по прохождению по ним оплат. Были проведены соответствующие доработки конфигурации.
На предприятии использовались бюджетные формы, заполняемые в файлах MS Excel сотрудниками финансового отдела, по фактическим данным, отраженным в бухгалтерской базе. Заказчику была продемонстрирована функциональность нескольких программных продуктов на базе платформы 1С по контуру бюджетирования. Был выбран продукт «ИТРП: Бюджетирование и финансы» -это своеборазная надстройка, т.е. перечень документов и справочников, которая была интегрирована в рабочую бухгалтерскую базу. В части работ можно выделить следующие важнейшие разделы:
- Настройка источников получения фактических данных
- Настройка бюджетных форм в 1С по имеющимся образцам в MS Excel
- Возможность формирования бюджетов как в целом по предприятию, так и в разрезе юридических лиц
- Разработка механизмов исключения из бюджетов оборотов между собственными юридическими лицами
- Реализация механизмов контроля внутрифирменных оборотов (контроль того, что операция отражена в учете у всех юридических лиц)
- Разработка схемы учета управленческих операций, не отраженных в бухгалтерском учете
- Поддержка планирования в MS Excel, разработаны алгоритмы загрузки плана из файлов
- Разработан механизм автоматического расчета и начисления процентов по полученным и выданным кредитам и займам
Результат
Кадровый учет и расчет заработной платы ведется полностью в 1С:Зарплата и управление персоналом, используется типовая конфигурация. На предприятии ведется единая база данных бухгалтерского учета для всех юридических лиц предприятия. Конфигурация бухгалтерии измененная, но основные разделы бухгалтерского учета (ОС, НДС, налог на прибыль) используются типовые, поэтому обновление конфигурации происходит своевременно без больших временных затрат. При оформлении бухгалтерских документов происходит параллельное отражение их в подсистеме бюджетирования, нет двойного ввода данных. По оформленным документам автоматически заполняются фактические данные для бюджетирования, и проводится план-фактный анализ отклонений по установленным бюджетным формам. Формы бюджетов, сформированные в 1С, предоставляются учредителям. На текущий момент настроено формирование бюджета доходов и расходов и бюджета о движении денежных средств.
Сотрудники компании «Числа» оказывают консультации по работе в программах 1С, по мере поступления новых задач проводятся доработки конфигурации по техническим заданиям.
Планируется следующий перечень работ:
- Перевод конфигурации на новую редакцию 3.0 с используемой редакции 2.0 продукта 1С:Бухгалтерия предприятия
- Настройка подсистемы «Казначейство» продукта «ИТРП: Бюджетирование и финансы»: ввод и согласование в системе заявок на расходование денежных средств, контроль соответствия заявок установленным плановым бюджетным показателям.
- Настройка новых бюджетных форм, в частности управленческого баланса.