Отдел образования и молодежной политики администрации городского округа — город Нововоронеж
Клиент
Отдел образования и молодежной политики администрации городского округа — город Нововоронеж
Проект
Внедрение системы расчета заработной платы и управления персоналом на базе программного решения «1С:Зарплата и кадры в бюджетном учреждении 8», реализация перехода из «Парус» в «1С».
Внедрение информационной системы ведения бухгалтерского учета на базе программного решения «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8», реализация переноса учетных данных из «Парус» в «1С».
Задачи клиента
До 2010 года бухгалтерский учет и расчет заработной платы велся в системе «Парус», однако с повышением требований к ведению учета, система уже не могла отвечать всем требованиям клиента. В конце 2010 года руководством было принято решение о переходе на новую информационную систему ведения бухгалтерского учета — «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» и расчета заработной платы — «1С:Зарплата и кадры в бюджетном учреждении 8».
При переходе на новую систему расчета заработной платы было необходимо:
- перенести кадровые данных по 19 учреждениям (школы и детские сады),
- перенести данные за 2 предыдущих года для расчета больничных листов и оплат по среднему заработку с 2011 г,
- настроить виды расчетов с учетом распределения по статьям финансирования;
- создать дополнительные отчеты для гибкого перехода от старой системы к новой,
- настроить основные типовые отчеты с учетом требований заказчика, доработать стандартный функционал в системе «1С»,
- обеспечить возможность нетрудоемкого обновления базы данных для ведения кадрового учета и заработной платы и ее адаптации к изменениям текущего законодательства,
- обучить пользователей работе в системе 1С:Предприятие 8.
При переходе на новую систему бухгалтерского учета было необходимо:
- перенести нормативно-справочную информацию,
- перенести остатки по счетам синтетического и аналитического учета,
- перенести данные по учету родительской платы,
- настроить основные типовые отчеты с учетом требований заказчика,
- доработать стандартный функционал конфигурации,
- обеспечить возможность нетрудоемкого обновления базы данных для бухгалтерского учета и ее адаптации к изменениям текущего законодательства,
- обучить пользователей работе в системе 1С:Предприятие 8.
Системы должны поддерживать ведение оперативного учета организации в распределенной базе данных для автоматизации всех учреждений. Данные, полученные в результате расчета заработной платы, своевременно выгружаться в систему бухгалтерского учета.
Решение
Партнером по внедрению IT-системы была выбрана компания ООО «Числа». Проведенное исследование требований заказчика к новой IT-системе позволило сделать выбор в пользу конфигураций «Зарплата и кадры в бюджетной организации» и «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» на платформе 1С:Предприятие 8.2. До настоящего времени «Числа» консультирует заказчика, добавляя новые возможности в стандартный функционал систем «1С». В рамках реализации проекта были расширены функциональные возможности типового решения «Зарплата и кадры в бюджетной организации» по разделам:
- Учет заработной платы. Система поддерживает автоматическое начисление заработной платы с формированием множества отчетов.
- Учет отпусков, больничных листов, оплат по среднему заработку. Расширены возможности расчета отклонений с учетом распределения заработной платы по различным статьям финансирования в силу бюджетного законодательства и особенностей расчета заработной платы в школах и детских садах. Заказчик имеет возможность видеть разделение сумм не только по проводкам в бюджете, но и в стандартных отчетах, таких как:
- расчетные листки,
- свод начислений и удержаний,
- расчетная ведомость.
- Выплата заработной платы. Реализована возможность выплат по видам расчета, учитываемым отдельно от общих начислений. Результат по выплатам также разделяется в типовых отчетах.
- Специализированные отчеты. Реализован комплекс необходимых отчетов для пользователей на основании типовых решений системы «1С».
- Интеграция данных. Настроен обмен данными в систему бухгалтерского учета компании.
В рамках реализации проекта были расширены функциональные возможности типового решения «Бухгалтерия бюджетного учреждения» по разделам:
- Учет родительской платы. Система поддерживает автоматический учет родительской платы с формированием множества отчетов.
- Учет питания.
- Специализированные отчеты. Реализован комплекс специализированных отчетов под специфические нужды заказчика.
Определенные трудности возникли на этапе переноса расчетных данных за 2 предыдущих года, т.к. на момент подписания технического задания законодательство относительно расчета больничных листов не вступило в силу. Из-за отсутствия предпроектного исследования перенос был фактически разовый, но в дальнейшем он потребовал 2-3 корректировок.
На этапе переноса данных из системы «Парус Бухгалтерия 7.71» была проведена существенная аналитическая работа, т.к. «Парус» не имеет универсальных механизмов интеграции с другими информационными системами. В результате была проведена работа по исследованию структуры хранения данных в системе «Парус» и создан универсальный механизм автоматического переноса данных из «Парус» в «1С».
Результат
Внедрение решения по расчету заработной платы, кадровому учету позволило ООО «Числа» достигнуть тех целей, которые были установлены перед началом проекта. Сотрудники компании получили единое решение, обеспечивающее полноту и детализацию получаемых данных по заработной плате персонала, доплатам, надбавкам, премиям, социальным выплатам, кадровому учету и отчетности по налогам.
- автоматизировано 8 рабочих мест,
- пользователи обучились быстро и грамотно работать в системе «1С:Зарплата и кадры в бюджетном учреждении»,
- планируется реализовать возможность работы всех пользователей в единой информационной базе.
В результате внедрения системы бухгалтерского учета заказчик получил возможность эффективно вести бухгалтерский учет, получать как промежуточную оперативную отчетность, так и периодическую регламентированную, а так же:
- автоматизировано 30 рабочих мест,
- пользователи научились квалифицированной работе с системой «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8»,
- все пользователи работают в единой информационной базе.