1С:Документооборот – бюджет внедрения
Прочитав предыдущую статью, мы надеемся, вас заинтересовала система 1С:Документооборот 8. Но всегда возникает вопрос – каков бюджет внедрения или экономическая целесообразность? Попытаемся пролить свет на этот важный вопрос.
Начнем с того, что внедрение системы 1С:Документооборот принципиально отличается от внедрения таких распространенных учетных систем, как 1С:Бухгалтерия, 1С:УПП и т.д. Основное отличие состоит в том, что вышеуказанные системы нельзя внедрять по блоковой схеме. Конечно, любое внедрение всегда делится на небольшие части, но не сложно увидеть, что внедрив блок работы с материалами и основными средствами и не внедрив работу с кассой и банком – учетная система работать не будет. А вот внедрение системы 1С:Документооборот можно разделить на небольшие задачи и, решив всего одну из задач, 1С:Документооборот уже можно эксплуатировать!
Давайте рассмотрим, какие задачи можно решить в первую очередь за короткий срок и затратив небольшие средства. Для примера возьмем небольшую компанию со следующей структурой:
- Один или два сотрудника занимаются приемом входящей и отправлением исходящей корреспонденции (отправление по почте России, DHL и т.д.);
- Пять, семь сотрудников работают с клиентами в части согласования и заключения договоров (например, менеджеры);
- Несколько руководителей отделов или направлений, которые также участвуют в работе с клиентами;
- Руководство небольшой компании – это как правила один или два человека.
Итак, как же будет выглядеть стандартное внедрение 1С:Документооборота в подобной компании:
- Деление общей массы входящих и исходящих документов на подвиды.
Например:
- Входящая документация по основному виду деятельности;
- Входящая документация по юридическим вопросам;
- Входящая документация для бухгалтерии;
- Исходящие бухгалтерские документы;
- Входящие документы для юристов;
- и т.д.
Очень часто сотрудники секретариата не могут сразу определиться с делением документов на подвиды для учета в системе. Наши сотрудники за короткое время помогут найти решение в данном вопросе и структурировать данные по входящей и исходящей документации.
- Определение подвидов документов, которые создаются внутри компании (Договора, служебные записки, приказы и т.д.)
Остановимся более подробно на договорах. Если в вашей компании используются несколько видов стандартных договоров, то такие договора можно будет создавать в системе автоматически по шаблонам. Пользователь выбирает контрагента, устанавливает сумму, сроки, возможно, другие параметры и договор в формате word формируется автоматически. Это позволит сократить количество ошибок в договорах в части реквизитов контрагента, а так же позволит упростить работу новым сотрудникам.
- Настройка несложных цепочек согласования документов. Данный механизм позволит уменьшить бумажный документооборот и ускорить время согласования документов.
- Настройка инструментов для отслеживания сроков исполнения поручений, согласования документов и т.д.
- Настройка структуры хранения документов и файлов для последующего быстрого поиска этих данных.
- Настройка прав доступа к документам, файлам – это позволит обеспечить конфиденциальность необходимых данных. (Система доступа в 1С:Документооборот, кардинально отличается от стандартной настройки прав доступа на папки в Windows)
По нашему мнению, все вышеперечисленное обеспечит новый уровень работы с документами в вашей компании.
Исходя из нашего опыта, стоимость подобных работ для небольшой компании может быть в пределах от 30000 до 40000 руб.
1С-Франчайзи компания «Числа»,
Руководитель отдела разработки и внедрения программных продуктов 1С