Заявка на расходование денежных средств
Управление финансами в современном бизнесе требует не просто точности, но и гибкости, а также полной прозрачности для руководства. Пользователи конфигурации 1С:ERP Управление предприятием (далее 1С:ERP) сталкиваются с определенными ограничениями в процессе согласования и оплаты счетов. Типовой функционал часто оказывается недостаточным, особенно когда речь идет о большом количестве заявок и необходимости контролировать финансовый поток в целом.
Типовая схема: когда «просто хорошо» – этого уже недостаточно
В типовыми средствами 1С:ERP предусмотрена возможность создания и согласования заявки на расходование денежных средств. В случаях, если требуется согласование не только заявок, но и других объектов системы, например, договоров, и когда простого одношагового процесса согласования недостаточно, необходимо воспользоваться интеграцией 1С:Документооборот 8 и 1С:ERP.
-
Согласование заявок в ERP: Вы можете согласовывать каждую заявку отдельно, что в целом неплохо, но, при большом количестве, превращается в рутину. А также отсутствует возможность согласовывать по сложным маршрутам согласования.
-
Согласование в 1С:ДО: Согласование заявок в 1С:Документообороте позволяет использовать пакетное заявок согласование (однако эта возможность реализована из самого ДО, не из ERP напрямую), но даже этот шаг не решает ключевой проблемы.
Главный недостаток типовой схемы: финальное согласование каждой заявки происходит отдельно. Это не дает руководству общей картины финансового потока и всех платежей, которые необходимо осуществить в текущем периоде. В итоге, принятие решений о платежах становится затруднительным и неэффективным.
Платежный календарь: полезен, но несовершенен
В 1С:ERP есть платежный календарь - удобный инструмент для казначея. В нем можно отслеживать запланированные платежи, формировать графики и т.д. Но, надо отметить, платежный календарь - это обработка, соответственно из него не представляется возможным согласовать заявки на расходование денежных средств, а значит, для утверждения списка платежей «к оплате сегодня» приходится распечатывать календарь и согласовывать его отдельным процессом с руководством. Это долго и неудобно.
Решение: «Реестр платежей»
Нашей компанией разработан механизм “Реестр платежей” - принципиально новый подход к согласованию заявок, который решает все вышеописанные проблемы.
Что такое «Реестр платежей»?
Наш «Реестр платежей» - это инструмент, который:
-
Формируется казначеем на основе согласованных заявок: В реестр попадают только заявки, которые уже прошли утверждение на уровне подразделений. Это исключает избыточность в процессе согласования и гарантирует, что в реестр попадают только согласованные заявки.
-
Позволяет распределять заявки по счетам: Казначей может гибко распределять заявки по разным банковским счетам, планируя расходы исходя из реальных возможностей компании.
-
Определяет приоритет платежей: Казначей принимает решение, какие платежи нужно провести в первую очередь, какие можно отложить или разбить на части. Это позволяет оптимизировать использование денежных средств.
-
Обеспечивает согласование на уровне реестра, а не каждой заявки: Руководство согласовывает реестр платежей целиком в 1С:ERP. Это дает общую картину по всем предстоящим выплатам, позволяет видеть общую потребность в денежных средствах, и принимает взвешенное решение.
Как это работает?
1. Казначей (бухгалтер) формирует «Реестр платежей»: на основе уже согласованных заявок, с распределением по счетам и приоритетами. 
2. Реестр отправляется на согласование с помощью интеграции 1С:ERP и ДО: руководство видит всю картину предстоящих расходов, согласовывает ее, либо отправляет на доработку. Ответственные за согласование могут согласовать ЗРДС как в базе ERP в разделе «Мои задачи», так и в базе ДО. Из базы ERP реализована возможность открыть исходную ЗРДС, сформировать отчеты. Также инициатор заявки может из ERP смотреть, на какой стадии согласования в ДО находится его заявка.
3. После согласования реестра в ДО: автоматически создаются платежные поручения, готовые к выгрузке в банк-клиент, реализована возможность формирования печатных форм.
Преимущества нашего решения:
-
Согласование не каждой заявки, а реестра в целом: позволяет руководству видеть общую картину предстоящих расходов.
-
Полный контроль казначея над процессом: он формирует реестр, распределяет платежи счетам и определяет приоритет.
-
Прозрачность всех этапов процесса: от заявки до фактической оплаты.
-
Экономия времени: пакетное согласование заявок, и соответственно ускорение процесса оплаты.
-
Уменьшение количества ошибок: благодаря автоматизации снижается риски операторских ошибок при вводе данных.
-
Повышение надежности хранения данных, так как «Реестр платежей» реализован путем добавления новых объектов в конфигурацию.
-
Возможность реализации без изменения конфигурации поставщика. При необходимости, эту же функциональность можно реализовать с использованием механизма расширений конфигурации без изменения конфигурации поставщика.
-
Возможность адаптации разработки к различным конфигурациям 1С (Управление торговлей 11, Комплексная Автоматизация 2, ERP.
Вас заинтересовала данная функциональность?
Если вы готовы вывести управление своими финансами на новый уровень, и получить полный контроль над платежным процессом, мы будем рады помочь вам!
Наши специалисты оперативно свяжутся с вами, ответят на все интересующие вопросы и обсудят возможность внедрения “Реестра платежей” в вашей компании. Мы поможем адаптировать данное решение под ваши индивидуальные потребности и обеспечим успешное внедрение.
Информационные технологии для бизнеса
Группа компаний «ЧИСЛА»
(473) 21-000-21