Как продавать алкоголь с учетом требований ЕГАИС
Внедрение ЕГАИС в алкогольной рознице разбито на два этапа.
1) С 01.01.2016 нужно будет отправлять в ЕГАИС данные, подтверждающие закупку алкоголя у поставщиков (для каждого адреса поступления алкоголя). Для этого на каждой точке поставки алкоголя нужен компьютер с ПО ЕГАИС и учетной системой для контроля поступлений алкоголя.
2) С 01.07.2016 каждая торговая точка будет обязана отправлять в ЕГАИС и каждую розничную продажу алкоголя с фиксацией информации в розничном чеке.
Подробнее про эти этапы и необходимое торговое оборудование будет рассказано ниже.
Этап 1. Подтверждение поставки алкоголя от поставщика (с 01.01.2016)
На этом этапе необходим компьютер со средствами криптозащиты для работы с ЕГАИС и товароучетная система для точного учета поступающего алкоголя, отправляющая данные в ЕГАИС.
Компьютер. Организация может использовать уже имеющийся у нее компьютер (например, компьютер директора магазина или товароведа) или приобрести отдельный. Для работы с ЕГАИС требуется компьютер с ОС Windows 7 Starter и выше, подключенный к сети Интернет. На нем должно быть установлено:
- универсальный транспортный модуль ЕГАИС (УТМ ЕГАИС). Также его называют ПО ЕГАИС;
- аппаратный криптоключ JaCarta;
- квалифицированная цифровая подпись (КЭП).
Отметим, что даже если в торговой точке, торгующей алкоголем, установлено несколько касс, аппаратный криптоключ и КЭП должны быть установлены на одном компьютере в торговой точке. На каждую кассу ставится УТМ ЕГАИС, но используют они одну КЭП.
Товароучетная система. Популярные учетные программы уже поддерживают ЕГАИС или будут поддерживать до конца 2015 г.
Учетные системы с поддержкой ЕГАИС:
- 1С: Розница 2
- 1С-Штрих Торговое предприятие
- 1С Управление торговлей алкогольной продукцией
Учетные системы, в которых производители обещают подержку ЕГАИС до конца 2015 г.:
- 1С: Управление торговлей 11 (ведется обсуждение относительно 10-й версии)
- 1С: Розница 1
- 1С-Рарус Комбинат питания и Управление рестораном
-1С: Общепит.
Этап 2. Розничная торговля алкоголем (с 01.07.2016)
На этом этапе каждое кассовое место должно быть оснащено сканером штрихкодов, способным считывать штрихкод алкогольного акциза. С 1 июля 2016 г. в рознице запрещено продавать алкоголь без сканирования акциза. Кроме того, фискальный регистратор, установленный на кассе, должен уметь печатать двумерный код на чеке, в котором присутствует алкогольная продукция.
Кассовая торговая программа при розничной продаже алкоголя через УТМ ЕГАИС передает сведения о продаваемом алкоголе в РАР. Соответственно, следует выбирать кассовую программу, рекомендованную для работы с ЕГАИС. По состоянию на октябрь это следующие программные продукты:
- «Штрих-М: Кассир» и «ШТРИХ-М: Кассир miniPOS» от ЗАО «Штрих-М»
- «Frontol» от компании «Атол»
- «Set Retail» от ООО «КристалСет»
- несколько других, менее известных кассовых программ.
Сканер штрихкодов. Необходим сканер с возможностью сканирования акцизной марки (в описании модели указана возможность 2D-сканирования штрихкодов вида PDF417).
Фискальный регистратор. При каждой продаже алкоголя на розничный чек нужно печатать уникальный QR-код, по которому покупатель на сайте РАР может проверить подлинность приобретенной алкогольной продукции. Старые модели фискальных регистраторов могут не обладать подобной функциональностью; они подлежат замене или доработке в ЦТО (при технической возможности). Современные модели с индексом «ПТР» в названии умеют это делать.
Терминал сбора данных. Необязательное оборудование, однако способное сильно облегчить проверку акцизных марок и инвентаризацию. Существуют модели с предустановленным ПО, которое в режиме онлайн связывается с серверами РАР и проверяет легальность сосканированной акцизной марки. В остальном эти модели ничем не отличаются от обычных ТСД и могут использоваться для любых задач, для которых предназначены ТСД.
СПИСОК ТОРГОВОГО ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ ЕГАИС
Сканеры штрихкодов.
АТОЛ SB 2201 – отличное решение для работы с ЕГАИС. Сканер отлично справится с задачей чтения как обычных штрихкодов, так и двумерных штрихкодов с акцизных марок алкогольной продукции.
Zebra DS4208 обладает высокой скоростью считывания 1D и 2D штрихкодов.
Основные характеристики: сканирует как обычные одномерные штрихкоды, так и двумерные; хорошо считывает штрихкоды с неровных поверхностей (в т.ч. бутылки); высокопрочная конструкция.
Honeywell 1900g - оснащён высокочувствительным сканирующим элементом и обладает улучшенными техническими характеристиками и высокой надёжностью.
Фискальные регистраторы.
«ШТРИХ-LIGHT-ПТК» – доступный, компактный, надёжный и простой в эксплуатации аппарат, рассчитанный на наиболее распространённые и недорогие расходные материалы.
«ШТРИХ-М-ПТК» - флагман линейки ККМ от «ШТРИХ-М», обладает повышенным быстродействием и отказоустойчивостью.
Терминалы сбора данных.
Терминал CipherLAB 9200-2D ALCO специально адаптирован под требования системы ЕГАИС, протестирован и рекомендован для использования на предприятиях торговли алкогольной продукцией. Поставляется со специальным программным обеспечением для работы в системе ЕГАИС.
MobileBase DS5 – унверсальный ТСД; оснащен мощным процессором, большим объёмом оперативной памяти и емкой батареей (непрерывная работа до двадцати трёх часов без подзарядки). Может поставляться со специальным программным обеспечением для работы в системе ЕГАИС.
Часто задаваемые вопросы по ЕГАИС
В. Нужно ли менять сканеры и фискальные регистраторы с 1 января 2016 г. для продажи алкоголя в розницу?
О. Нет, новое торговое оборудование потребуется только после 01.07.2016, когда будет нужно отправлять в ЕГАИС каждый чек с алкоголем. Однако для проверки легальности уже имеющегося на остатках алкоголя и обучения пользователей необходимое оборудование лучше приобрести заранее.
В. Нужен ли Интернет в торговых точках?
О. Да, с 01.01.2016 на каждой торговой точке потребуется подтверждать алкогольные накладные на приход от поставщика или на перемещение с центрального склада от собственной организации. Подтверждение проходит через УТМ ЕГАИС, который работает через Интернет.
В. Получается, если в магазине отключили Интернет, после 1 июля розничная продажа алкоголя встанет?
О. Нет, если в магазине отключили Интернет, у Вас есть до 3-х дней исправить проблему. Во время отсутствия Интернета УТМ ЕГАИС будет накапливать розничные продажи, затем при появлении Интернета отошлет их.
В. Что будет с бутылками, у которых невозможно сосканировать акциз – он подтвержден, или сломался сканер?
О. После 01.07.2016 кассир не сможет продать алкоголь без сканирования акциза. Значит, если штрихкод на акцизе поврежден и не читается, остается только списать эту бутылку на убытки или, в случае договоренности с поставщиком, вернуть ее поставщику (НЕ через ЕГАИС). Если сломался сканер штрихкода, касса не сможет продать маркированный алкоголь.
В. Если в розницу покупают сразу 10 одинаковых бутылок, надо ли сканировать каждую из них или достаточно сосканировать одну и поставить количество 10?
О. После 01.07.2016 розничная продажа алкоголя фиксируется по каждой марке. Значит, нужно сканировать акциз с каждой продаваемой бутылки.
В. Я торгую пивом, нужен ли мне ЕГАИС?
О. При розничной торговле не марочной алкогольной продукцией (пиво, сидр, медовуха и пр.) Вам не нужно проводить через ЕГАИС розничные продажи; значит, не нужно ничего из указанного в «ЭТАП 2. РОЗНИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ АЛКОГОЛЕМ». Однако обязанность подтверждать алкогольные накладные от поставщика (производителя) остается; все, что описано в пункте «ЭТАП 1. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПОСТАВКИ АЛКОГОЛЯ ОТ ПОСТАВЩИКА» Вам потребуется.
В. Мы слышали, что предприятия общепита освобождены от ЕГАИС. Так ли это?
О. Да, действительно, в части розничных продаж алкоголя общепит освобожден от ЕГАИС; Вам не нужно ничего из указанного в «ЭТАП 2. РОЗНИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ АЛКОГОЛЕМ». Однако обязанность подтверждать алкогольные накладные от поставщика (производителя) остается; все, что описано в пункте «ЭТАП 1. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПОСТАВКИ АЛКОГОЛЯ ОТ ПОСТАВЩИКА» Вам потребуется.
В. Каким образом подтверждать получение товара через ЕГАИС?
О. При получении накладной через ЕГАИС пользователь в учетной системе, способной работать с ЕГАИС, соглашается с поставкой, отказывается от приема всей накладной или формирует акт разногласия.
В. Поставщик через ЕГАИС прислал неверную накладную. Например, часть товара разбилось в пути, или привезли другой товар. Как это правильно отразить.
О. Есть две возможности. Можно через ЕГАИС полностью отказаться от накладной, тогда все товары не встанут на учет к Вам, а вернутся к поставщику. Можно оформить акт разногласия на недовоз и отправить его поставщику, чтобы поставщик его подтвердил. Если выявились излишки товаров, нужно запросить от поставщика дополнительную накладную на излишки товаров.
В. Как оформлять списания алкоголя (например в случае кражи со склада, или списание на дегустацию и пр)? Как оформлять появившиеся излишки по инвентаризации?
О. Для этого в ЕГАИС есть виды документов «Акт списания» и «Акт постановки на баланс».
В. Мы поставщики, отправили ошибочную накладную клиенту. Как нам исправить ее?
О. Как только накладная ушла к покупателю, поставщик не имеет права менять ее. Меняет ее только покупатель (либо отменяет полностью, либо составляет Акт расхождений и посылает его Вам).