Возможности, предоставляемые системой автоматизации торговли
Существуют общие задачи, решение которых одинаково важно для эффективной работы любого торгового предприятия – продуктового супермаркета, ювелирного салона, магазина автозапчастей и т.д. Любое торговое предприятие нуждается в данных о своей деятельности, которые опираются на зарегистрированные товарные операции. Актуальная информация о движениях товара дает сведения, помогающие решить важнейшие задачи бизнеса:
- Учет движений товара в необходимой аналитике (в зависимости от отрасли - упаковка, размер, качество, цвет и пр.) – текущие остатки на складах, оборот товаров, места хранения товаров. Анализ этих данных позволяет узнать – какой ассортимент товара представлен сейчас (не нужно ли расширить или, наоборот, сократить определенные группы товаров); какой объем товаров нужно заказывать у поставщиков, чтобы не было дефицита или перетаривания магазина; из-за чего происходят потери товаров (порча, потери, хищения).
- Увеличение прибыли и оборачиваемости путем анализа продаж. Имея нужные данные о продажах и себестоимости, можно ответить на следующие вопросы – продажа каких товаров приносит наибольшую прибыль? Какой товар плохо продается? Как выделить товар, только занимающий место на полках, и заменить его на товары с высокой прибылью и быстрой оборачиваемостью?
- Повышение точности предоставляемой информации. Автоматизированная система учета помогает пользователям не совершать ошибки учета. Штрихкодирование сокращает ошибочный выбор товаров в документах, установка цен не позволяет продать товар по старой, неактуальной цене.
- Повышение качества обслуживания на кассах. Автоматизация позволяет снизить количество ошибок кассиров, повысить производительность – а значит, и удовлетворение покупателей, позволяет уменьшить количество злоупотреблений кассиров.
- Привлечение новых покупателей и повышение лояльности старых. Маркетинговые мероприятия, направленные на повышение лояльности покупателей, отличаются разнобразием – распродажи, накопительные скидки, бонусные карты, подарочные сертификаты и пр. Для выбора схемы скидок, установления порогов скидок, анализа результативности маркетинговых мероприятий требуется провести большую аналитическую работу, в которой может помочь система автоматизации розничной торговли.
Все озвученные задачи можно разделить на две группы - задачи, связанные с учетом товара и задачи, связанные с деятельностью розничных кассиров. Для решения задач из разных групп необходимы разные инструменты. В соответствии с этим делением программные продукты для автоматизации торговой деятельности подразделяются на два класса.
Фронт-офис или РМК (рабочее место кассира) – программы для осуществления розничных продаж; обладают только функциональностью, требуемой при розничных продажах. Группа пользователей – кассиры.
Бэк-офис (товароучетная система) – программные системы для ведения товарооборота и аналитической деятельности магазина в целом. Группы пользователей – товароведы, администраторы, руководители. В некоторых программах класса бэк-офис присутствуют встроенные РМК, но по удобству и возможностям они часто уступают специализированным РМК.
Схемы автоматизации магазина
Рассмотрим типовые схемы автоматизации магазинов и их применимость.
- Один компьютер, совмещающий функции кассы (фронт-офис) и компьютера товароведа (бэк-офис)
Самый простой вариант, где используется одно рабочее место и для розничных продаж, и для ввода документов по товарообороту. Соответственно, подходит только для магазинов с малой проходимостью, где небольшое количество как розничных чеков, так и товарных документов. Например, магазин ювелирных изделий, брендовой одежды, элитных товаров. В качестве учетной системы требуется программа класса бэк-офис с возможностями РМК. Требования для оборудования могут быть снижены из-за малой интенсивности работы.
- Раздельная работа на кассах и в бэк-офисе
При среднем или большом количестве розничных чеков разделяют рабочие места – розничные кассы, которые занимаются только розничными продажами, и рабочие места, на которых ведется учет. Естественно, к этим рабочим местам предъявляются разные требования к оборудованию. Кассы и товароучетная система могут взаимодействовать двумя различными способами.
- кассы онлайн
Работа на кассовых узлах происходит в той же информационной базе, где ведется товароучет. Розничные чеки попадают в товароучетную программу сразу при оформлении. Понятно преимущество этого решения: остатки и цены товаров видны в реальном времени всем - кассирам, товароведам, менеджерам. Все кассы видят актуальный остаток товаров. Розничный чек при пробитии сразу списывает товар со складского остатка.
Однако у этого способа есть существенные недостатки, из-за которых он применяется относительно редко:
- Кассы должны быть все время подключены к товароучетной базе. При потере этого подключения касса вообще не сможет работать. При потере работоспособности товароучетной базы не сможет работать ни одна касса.
- В товароучетной системе хранятся все чеки со всех касс. При большом количестве продаж в базе хранятся значительные объемы данных, из-за чего возникает необходимость часто «сворачивать» неактуальные данные о продажах.
- Когда большое количество касс обращается к одним и тем же данным в товароучетной базе, это влечет существенную потерю производительности. Для кассовых программ критична скорость работы.
- Существуют регламентные и технические операции, при которых требуется монопольный доступ к базе. Для осуществления таких операций кассы должны одновременно приостановить работу и выйти из программы, что не всегда возможно.
Такой способ применим при небольшой интенсивности продаж, когда критично знать актуальные остатки товаров на кассе и товароучетной системе.
- Кассы оффлайн.
На кассовых узлах работает автономная кассовая программа (фронт-офис), не требующая постоянного подключения к товароучетной программе. Кассы и бэк-офис взаимодействуют короткие промежутки времени и не мешают работе друг друга. Несомненные плюсы этого способа:
- Кассы не зависят от подключения к бэк-офисной программе. Большую часть времени касса торгует автономно; даже если при обмене данными с бэк-офисом возникли проблемы, касса сможет работать и не потеряет данные, а выгрузит их при следующем обмене.
- Выгрузка продаж из касс в товароучетную систему происходит в сжатом виде, без лишней информации.
Недостаток этого способа прямо вытекает из достоинств. Т.к. касса обменивается данными не постоянно, возникает задержка в получении данных о продажах в бэк-офисе. Обычно касса выгружает продажи при закрытии смены; значит, в течение дня бэк-офис не имеет данных о текущих продажах товаров.
- Розничная сеть из нескольких магазинов
В случае нескольких торговых точек каждая точка может быть автоматизирована по любой из схем выше. Для обмена информацией между всеми участниками сети – поддержание единых справочников товаров и контрагентов, цен в магазинах, выгрузки остатков и документов – используется механизм распределенных информационных баз. Главный узел распределенной базы находится в центральном офисе сети, где создается необходимая справочная информация – номенклатура, контрагенты и т.д. Из головного узла выгружается необходимая магазинам информация, магазины возвращают обратно информацию о своей торговой деятельности – продажи, документы товарооборота и пр. Все узлы распределенной базы необязательно должны быть постоянно подключены друг к другу – связь нужна только при обменах. Этим достигается большая автономность магазинов – даже при отсутствии связи с главным узлом они не прекращают работу.